Išankstinė sąskaita faktūra: kas tai ir kaip išrašyti?
Gavote prašymą išrašyti išankstinę sąskaitą faktūrą ir nežinote, ką tai reiškia? O gal patys norite apsidrausti prieš gaudami apmokėjimą iš kliento?
Išankstinė sąskaita faktūra (dar vadinama avansine sąskaita faktūra arba sąskaita išankstiniam mokėjimui) yra dokumentas, išrašomas pirkėjui dar prieš suteikiant paslaugą ar pristatant prekę.
Nors tai nėra pilnavertis apskaitos dokumentas pagal PVM įstatymą, praktikoje jis plačiai naudojamas kaip mokėjimo pagrindas.
Šiame straipsnyje sužinosite:
- kas tiksliai yra išankstinė sąskaita faktūra;
- kada ir kam ji reikalinga;
- kaip ją tinkamai išrašyti;
- kaip tvarkyti jos apskaitą.
Kada reikia išrašyti išankstinę sąskaitą faktūrą?
Išankstinės sąskaitos išrašomos tada, kai prekę ar paslaugą klientas apmoka iš anksto. Tai leidžia tiekėjui užtikrinti įsipareigojimą, o pirkėjui – turėti dokumentą apie būsimą pirkimą.
Dažniausios situacijos:
- Avansiniai mokėjimai už paslaugas – pvz., buhalterinės paslaugos, IT sprendimai, mokymai.
- Prekių rezervacijos – ypač kai produktas pristatomas po užsakymo.
- Užsakymai pagal sutartį, kai reikalingas išankstinis apmokėjimas (dalinis ar pilnas).
Pavyzdys: įmonė užsako 500 vnt. prekių gamybos. Tiekėjas išrašo išankstinę sąskaitą 50% sumai prieš pradėdamas gamybą.
Kaip tinkamai išrašyti išankstinę sąskaitą faktūrą?
Nors tokia sąskaita nėra privalomas dokumentas pagal PVM įstatymą, klientui ji turi būti suprantama ir informatyvi.
Išankstinėje sąskaitoje nurodoma:
- Dokumento pavadinimas: Išankstinė sąskaita faktūra;
- Sąskaitos numeris ir data;
- Pirkėjo ir pardavėjo duomenys (pavadinimas, adresas, mokėtojo kodas);
- Paslaugų ar prekių pavadinimai, kiekiai, kaina;
- Bendra suma (dažniausiai – be PVM);
- Banko sąskaita ir mokėjimo paskirtis;
- Nurodymas, kad tai nėra PVM sąskaita faktūra.
Patarimas: jeigu naudojatės Rivile ERP, išankstines sąskaitas galite generuoti automatiškai – su išsaugotais šablonais ir integracija į pardavimų modulį.
Išankstinės sąskaitos faktūros apskaita
Pagal Lietuvos Respublikos teisės aktus, išankstinė sąskaita nėra apskaitos dokumentas, todėl:
- PVM deklaracijoje ji neteikiama;
- PVM atsiranda tik tada, kai gaunamas apmokėjimas arba suteikiama paslauga;
- Tikroji PVM sąskaita faktūra turi būti išrašyta vėliau – paslaugos suteikimo ar prekės perdavimo momentu.
Tačiau buhalterinėje apskaitoje avansas turi būti registruojamas, todėl svarbu turėti tokį dokumentą, ypač jei gaunate dalinį apmokėjimą.
Praktikoje dažnai naudojami ir vidaus numeracijos principai – pvz., ISF001, ISF002 ir pan., kad būtų galima atskirti nuo įprastų sąskaitų.
Dažniausiai užduodami klausimai
Ar išankstinė sąskaita faktūra yra mokėjimo dokumentas?
Taip, nors ji nėra pilnavertis apskaitos dokumentas, ji dažnai naudojama kaip pagrindas atlikti mokėjimą.
Ar galima naudoti išankstinę SF vietoj PVM sąskaitos faktūros?
Negalima. Po mokėjimo turi būti išrašyta oficiali PVM sąskaita faktūra.
Kada reikia išrašyti galutinę sąskaitą faktūrą?
Kai paslauga suteikta arba prekė perduota. Tada išrašoma sąskaita su visais PVM reikalavimais.
Rekomenduojame paskaityti:
Rivile ERP – tai išmanioji verslo valdymo sistema, leidžianti lengvai išrašyti išankstines, PVM ar kitų tipų sąskaitas faktūras, sekti avansinius mokėjimus ir užtikrinti tikslią apskaitą. Daugiau apie sistemą skaitykite čia.
