Pinigų priėmimo kvitas: Kas tai, kaip tinkamai naudoti?

Grynieji pinigai vis dar plačiai naudojami įvairiose verslo srityse, ypač smulkiajame versle ir individualioje veikloje. Tačiau norint užtikrinti finansinį skaidrumą ir laikytis teisinių reikalavimų, būtina tinkamai registruoti kiekvieną grynaisiais atliktą mokėjimą.

Čia svarbų vaidmenį atlieka pinigų priėmimo kvitas (PPK) – oficialus dokumentas, įrodantis pinigų gavimo faktą.

Tinkamas PPK naudojimas ne tik padeda tvarkingai vesti apskaitą, bet ir sumažina mokestinių ginčų ar apskaitos klaidų riziką. Šiame straipsnyje aptarsime, kada ir kaip naudoti pinigų priėmimo kvitą, kokios informacijos jame negali trūkti ir kaip efektyviai tvarkyti jo apskaitą.

Kas yra pinigų priėmimo kvitas?

Pinigų priėmimo kvitas (PPK) – tai dokumentas, patvirtinantis, kad tam tikra suma pinigų buvo priimta iš asmens ar įmonės. Jame nurodoma data, suma, mokėtojas, gavėjas ir parašai. Šis kvitas naudojamas apskaitos ir teisinių sandorių tikslams užtikrinti.

Kodėl pinigų priėmimo kvitas yra svarbus apskaitoje?

Pinigų priėmimo kvitas yra svarbus, nes užtikrina skaidrumą ir tinkamą finansų apskaitą. Jis leidžia:

• Patvirtinti grynųjų pinigų operacijų atlikimą.
• Vesti aiškią apskaitą be kasos aparato.
• Sumažinti mokesčių deklaravimo klaidų riziką.
• Užtikrinti sklandų finansinių ataskaitų formavimą.

PPK ypač svarbus tiems, kurie vykdo individualią veiklą ar mažosios bendrijos apskaitą. Plačiau apie tai skaitykite čia:
🔗Individualios veiklos apskaita
🔗Mažųjų bendrijų apskaita

Kada naudojamas pinigų priėmimo kvitas?

Pinigų priėmimo kvitas dažniausiai naudojamas, kai atsiskaitymai vyksta grynaisiais pinigais, bet nėra galimybės ar prievolės naudoti kasos aparatą. Tokios situacijos apima:

• Individualią veiklą – kai paslaugos teikiamos pagal individualios veiklos pažymą ir priimami atsiskaitymai grynaisiais.
• Mažąsias bendrijas (MB) – kai MB priima grynuosius pinigus iš klientų ir šiuos mokėjimus būtina fiksuoti apskaitoje.
• Atsiskaitymus tarp įmonių – kai nėra reikalavimo išrašyti sąskaitą faktūrą, bet būtinas mokėjimo patvirtinimas.
• Darbo užmokesčio avansus – kai darbdavys grynaisiais išmoka atlyginimo dalį, kuri vėliau atsispindi darbo užmokesčio apskaitoje.

Svarbu! Pinigų priėmimo kvitas nėra sąskaita faktūra, todėl jo pagrindu negalima susigrąžinti PVM. Daugiau apie tai skaitykite čia:
🔗Kas yra PVM įstatymas?

Kaip tinkamai užpildyti pinigų priėmimo kvitą?

Kiekvienas PPK turi atitikti tam tikrus reikalavimus. Dokumente turi būti:

•  Kvito numeris ir data.
• Mokėtojo duomenys (vardas, pavardė arba įmonės pavadinimas, kodas).
• Gavėjo duomenys (įmonės pavadinimas, kodas).
• Suma skaičiais ir žodžiais.
• Mokėjimo paskirtis (už ką buvo sumokėta).
• Gavėjo ir mokėtojo parašai.

Norint išvengti klaidų, rekomenduojama naudoti apskaitos sistemas, kurios automatizuoja šių dokumentų pildymą.

Pinigų priėmimo kvito registravimas ir apskaita

Kaip tinkamai registruoti PPK apskaitoje?

1. Kvitų archyvavimas – visi kvitai turi būti saugomi apskaitos registruose ne trumpiau kaip 5 metus.
2. Deklaravimas – PPK naudojamos pajamos turi būti apskaitomos pagal pajamų deklaravimo tvarką. Plačiau apie tai:
   🔗Pajamų deklaravimas
3. Elektroninis kvitų tvarkymas – jei naudojate skaitmeninę apskaitą, galite registruoti kvitus specialiose sistemose, tokiose kaip Rivile.

Kokios dažniausiai daromos klaidos išrašant PPK?

• Nepilnai užpildyti duomenys (trūksta sumos žodžiais, parašų).
• Netinkamas numeravimas (PPK turi būti numeruojami iš eilės).
• Kvitas neišsaugomas apskaitoje.
• Neatitikimas tarp deklaruotų pajamų ir realių operacijų.

Automatizuota apskaita padeda išvengti klaidų. Plačiau apie skaitmeninius sprendimus:
🔗Skaitmeniniai sprendimai, taupantys laiką ir lėšas

Kaip užtikrinti PPK apskaitos skaidrumą?

• Naudokite verslo valdymo sistemas – jos leidžia automatizuoti kvitų registravimą, sumažinti žmogiškųjų klaidų tikimybę.
• Nustatykite aiškią vidaus kontrolę – rekomenduojama turėti taisykles, kaip pildomi ir registruojami kvitai.
• Laikykitės teisės aktų – PPK naudojimas turi atitikti Lietuvos Respublikos buhalterinės apskaitos įstatymą.

Pinigų priėmimo kvitas yra svarbus apskaitos dokumentas, padedantis registruoti grynųjų pinigų operacijas. Tinkamai jį pildant ir registruojant, galima užtikrinti skaidrią buhalteriją bei išvengti apskaitos klaidų.

Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)

Kada reikia naudoti pinigų priėmimo kvitą?

PPK naudojamas, kai atsiskaitymas vyksta grynaisiais pinigais, bet nėra būtina turėti kasos aparatą.

Ar PPK gali pakeisti sąskaitą faktūrą?

Ne. PPK yra tik pinigų gavimo patvirtinimas, tačiau jis negali būti naudojamas PVM atskaitai ar sąskaitų faktūrų vietoje.

Kaip saugoti PPK apskaitoje?

PPK turi būti numeruojami ir saugomi ne mažiau kaip 5 metus.

Ar galima PPK išrašyti elektroniniu būdu?

Taip, jei naudojate apskaitos sistemą, pvz., Rivile ERP, PPK gali būti sugeneruojami elektroniniu būdu.

Kaip PPK susijęs su pajamų deklaravimu?

Visos per PPK gautos pajamos turi būti deklaruojamos kaip apmokestinamos pajamos.